Digital transformation handlar dock inte bara om vad som kommuniceras ut, utan även också om hur interna arbetsprocesser ser ut, vilka verktyg har organisationen och vilken digital mognad har företaget bland annat. Under 2021 startades en arbetsgrupp bestående av en representant från varje avdelning som driver arbetet med digital transformation tillsammans.
Arbetet med digital transformation leds av Fabian Arnheim (museichef) och Carola Fallgren (kommunikationschef). Tidigt skrev de en kommunikationsplan och gjorde en grov årsplan för arbetsgruppens möten.
– Vi enades om att skapa ett kreativt och öppet forum för arbetsgruppen där det är viktigt att skapa en teamkänsla, vilket kan ses som grundläggande i allt förändringsarbete. Att arbetet är förankrat genom individer i organisationen och styrelsen är viktiga hörnstenar att bygga vidare på. Vi ville undvika digitala alibin, det vill säga att någon i organisationen får ensamt ansvar över det digitala förändringsarbetet och att medarbetare frånskriver sig att ta del av digitala processer, säger Fabian Arnheim.
Under första mötet gjorde gruppen en nulägesanalys över hur det ser ut i organisationen, vilka verktyg används, hur information delges externt samt vilken digital mognad organisationen har. Gruppen genomförde även digitalt mognadstest DMI (av Dig Journey, Marie Andervin och Joakim Jansson) som du hittar här (länk).
Arbetsgruppen pratade även om syftet med att ha ett forum för arbetet och kom fram till följande:
- Önskar veta var Skellefteå museum står idag och vilken digitala mognad organisationen har.
- Få en gemensam uppfattning om utvecklingen inom sektorn men även få ett medvetet förhållningssätt om vad den digitala samhällsförändringen kan betyda för Skellefteå museum. Hur kan besökarens behov mötas om tio år? Och hur byggs organisationen upp?
- Få en förståelse för vilken digital destination Skellefteå museum ska ha om två år.
- Få en förståelse om vad arbetet med digital tillgänglighet innebär i arbetstid.
- Se hur förändringsprocessen kan rapporteras.
- Klargöra organisationskulturen, är organisationen förändringsbenägen? Vilka roller/stöd krävs i framtiden?
- Bestämma ett antal digitala aktiviteter som Skellefteå museum kan se som pilotprojekt under 2021.
- Skapa en aktiv organisation med engagerade medarbetare / undvika digitala alibin.
För att hela organisationen skulle få ett kunskapslyft, ordnades en workshop om museisektorns digitala transformation av Larissa Borck (genomfördes såklart digitalt). Hon delgav en hel del intressanta perspektiv och andra forum, till exempelvis arbeta med publika forum genom Open Glam (länk).
-Hela museisverige förändras. Just nu pågår en diskussion om huruvida den digitala besökaren ska räknas in på samma sätt som den fysiska besökaren. Det digitala innebär möjligheter att vi når längre med vår folkbildning och kunskapsförmedling även om det innebär att vi internt måste prioritera lite annorlunda. Ska vi kunna erbjuda filmade inslag på till exempelvis sociala medier innebär det även att det blir tyngre produktioner, som vi dessvärre inte har ekonomiska muskler att köpa in från en byrå eller mindre producent. Vi önskar även följa direktiv om att kunna texta filmerna och förlängningen funderar vi även på att kunna nå personer med andra modersmål än svenska. Många museer står givetvis inför samma utvecklingsarbete och det är givande att föra dialog med andra museer och kunna lära av varandra. Sedan har ju alla museer lite olika förutsättningar i förhållande till budget, personalresurser och vad de olika uppdragen innebär och ställer för krav, säger Carola Fallgren.
Vägledningen genom Dig Journey har varit väldigt viktig för arbetsmetodiken anser Skellefteå museum.
– Vi “översätter” det som står i Digital transformation (Marie Andervin och Joakim Jansson) till offentlig sektor. Det är ju inte allt som överensstämmer men ibland kan vi i museibranschen även lära metodik och tips från de stora kommersiella näringsverksamheterna. Det är en bok och metodik vi gärna vill rekommendera till andra museer, avslutar Carola Fallgren.
